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Um Portal do Fornecedor integrado ao TOTVS RM e ao TOTVS Fluig colocou homologação, controle documental e faturamento no mesmo fluxo, em produção desde fevereiro de 2025.
Cliente
Triunfo Logística
Setor
Logística portuária
Sistemas integrados
TOTVS RM e TOTVS Fluig
Frentes da Artefato
EXEQUO e SENTIRE
Em produção desde
25/02/2025
CENÁRIO
O processo existia. Faltava o sistema.
Na Triunfo Logística, cada segmento de fornecimento exige um conjunto próprio de documentos para homologação, e parte deles passa pela análise de Segurança, Meio Ambiente e Saúde Ocupacional antes de o fornecedor ser liberado para trabalhar.
Até fevereiro de 2025, esse processo corria por e-mail e planilha. O fornecedor recebia a ordem de compra em PDF e devolvia nota fiscal e boleto pelo mesmo caminho. A validade de cada documento era controlada à mão, e nenhuma área sabia em que etapa um fornecedor estava sem perguntar a outra pessoa.
DESAFIO
20 dias para homologar, e mais de 200 documentos vencidos ao mesmo tempo.
Homologar um fornecedor levava 20 dias úteis. Cada documento ia e voltava por e-mail entre o fornecedor, Suprimentos e as áreas que precisavam analisá-lo, e o controle de validade dependia de alguém conferir a planilha a tempo.
O custo aparecia em duas frentes. Mais de 200 documentos de homologação chegaram a estar vencidos ao mesmo tempo, e cada auditoria exigia montar a evidência documento a documento.
SOLUÇÃO
Um portal em que o fornecedor mantém o próprio cadastro.
O Portal do Fornecedor entrou em produção em 25 de fevereiro de 2025, integrado ao TOTVS RM e ao TOTVS Fluig. O desenho foi validado com Suprimentos em rodadas sucessivas e mudou de rota sempre que o processo real pedia. Com ele, o fornecedor passou a enviar a própria documentação, cadastrar pessoas e veículos e faturar a ordem de compra no portal, com os dados da ordem lidos direto do ERP no momento da consulta.
Cada segmento ganhou um catálogo de documentos exigidos. O portal cobra o que falta, acompanha a validade e avisa antes de vencer. A homologação segue um roteamento condicional: quem solicita abre o cadastro, Suprimentos conduz, SMS analisa, e Sistemas, Meio Ambiente e Saúde Ocupacional entram só quando o segmento exige. O jurídico corre em paralelo: publica documentos e recebe a contraparte assinada pelo próprio portal.
Suprimentos acompanha tudo em um painel administrativo: a base de fornecedores por etapa, o status de cada documento, a liberação para faturar e as exigências de cada segmento.
RESULTADO
A homologação passou a levar um quarto do tempo.
18 meses depois da entrada em produção, Suprimentos mediu o efeito no próprio processo. Em 13 de agosto de 2026, o portal acompanhava 9.178 obrigações documentais de 1.633 fornecedores, em 76 segmentos, e cerca de 75 fornecedores novos entravam por mês pelo próprio portal.
−75%
no prazo de homologação
de 20 para 5 dias úteis por fornecedor, do cadastro à liberação
−79%
em documentos vencidos
de mais de 200 para 42, com alerta antes do vencimento
Status à vista de todas as áreas. Cada documento tem estado próprio e alerta antecipado de vencimento, sem ninguém precisar perguntar a outra pessoa.
Evidência de auditoria imediata. A documentação exigida sai do painel, sem levantamento manual.
Fornecedor cuidando do próprio dado. 933 pessoas e 510 veículos foram cadastrados pelos próprios fornecedores, não pela equipe interna.
Prazos de homologação e contagem de documentos vencidos informados pela área de Suprimentos da Triunfo Logística. Demais números na posição de 13/08/2026, lidos da base de produção.
Operação contínua
O mesmo squad que construiu o portal continua evoluindo o sistema dentro da operação. Até agosto de 2026 foram 8 versões no ano, com o portal em uso.
DEPOIMENTO
“Antes, homologar um fornecedor levava cerca de 20 dias e dependia de e-mail e planilha. Hoje o próprio fornecedor mantém a documentação em dia, e todas as áreas enxergam o status de cada documento sem precisar perguntar a ninguém.”
Déborah Britto
Gerente de Suprimentos, Triunfo Logística
Vamos conversar sobre os desafios da sua empresa e encontrar o melhor caminho para sua evolução.